Llega un momento en que la gestión del talento de la empresa pasa por la capacidad de saber gestionar todos los recursos personales de los profesionales. Si la empresa no es capaz de gestionar las capacidades personales de sus profesionales en cuanto a flujos de información, consumo de Internet, networking, etc. la empresa pierde algo de su capacidad y de su potencial. 

Fuentes de conocimiento

El conocimiento tiene muchas fuentes de información. Para poder aglutinar todo lo que necesitas para hacer bien tu trabajo tienes que estar leyendo, bebiendo, impregnándote, aprendiendo de tu público, de tu sector, de tus clientes, de los académicos, de los expertos.

Hay fuentes de conocimiento externas a la organización y otras propias a la organización. Expertos internos, formadores, un curso que hace la empresa, compañeros de departamento, compañeros en general de la empresa, etc.

Cada uno de ellos es susceptible de ser un motor y fuente de información. Y hay que ver cómo dotas a la organización de mecanismos para que cada uno de esos nodos emita y circule su información. Con la característica de que toda la parte que queda en el lado izquierdo de las líneas naranjas es conocimiento no oficial, no formal.

Lo que sería formal solo es la parte menor de la circunferencia que ha quedado a la derecha. Es más, muchas veces la Intranet se alimenta de la zona oficial interna que es un pequeño arco del total de la circunferencia que podría estar alimentando los procesos de aprendizaje, de toma de decisión.

Luego se le puede llamar wiki, blog, se le puede llamar de muchas maneras, pero hay que intentar ir viendo como organizarse de manera que el conocimiento sedimente hacia el resto de los compañeros de la organización.

Está cambiando la lógica de gestión del conocimiento

En general se está pasando de una lógica basada en colecciones de contenidos a un a lógica basada en equipos conectados. Si estamos conectados y tengo una duda te le puedo comentar.

El trabajo de un responsable, es conseguir que la información fluya dentro de su equipo. El trabajo de un responsable es conseguir que el conocimiento que tienen los empleados esté puesto a disposición del resto de empleados. Es mucho más importante esto que de vez en cuando la organización traiga a un especialista para que les cuente cosas. Por muy interesante que sean, es mucho más provechoso intentar conseguir que circulen los circuitos internos de flujos de conocimiento.

Las organizaciones tienen que decidir, afirma Genis Roca, sobre qué temas quieren que haya esos flujos. Por ejemplo en un banco, se puede decidir si es prioritario morosidad y mercado hipotecario y armar esos circuitos. Aportar a los expertos en morosidad, qué saben, dónde lo explican, cuándo lo cuentan, qué circuitos utilizan. Y entonces hacer una newsletter, reuniones, todo vale, pero los que saben de eso tienen que aportar a eso.

El resultado es que cuando se da un curso de formación a alguien sobre mercados hipotecarios, al final de ese curso además de conocimientos se tiene que dejar dentro de la conversación sobre mercados hipotecarios, tienen que saber quién son los que saben, tienen que saber dónde y cómo comparten lo que saben.

Un curso que cuando ha acabado no te ha dejado habilitado para conocer a los buenos y estar en relación con ellos, estar en conversación con ellos, es un desperdicio, habrá que repetirlo dentro de unos meses, el conocimiento habrá cambiado. Tiene que dejarte insertado dentro del flujo de conocimiento.

La información es poder si está actualizada, y la única manera de tener información actualizada es estar en flujos de conocimiento, en redes de conocimiento, siendo un profesional en red.

Genis Roca

La rápida evolución que están experimentado el desarrollo y posterior evolución de diferentes tecnologías está provocando –por la imposibilidad material de asumir su verdadero significado- un grado de cierta confusión en el mercado de Tecnologías de la Información. Pero el elemento clave en esta fulgurante evolución no es otro que Internet. Su adopción ha obligado a cambios radicales en muchos procesos de las empresas. Internet ha propiciado un cambio en el paradigma de la gestión documental, puesto que todo lo que fluye por Internet son documentos. Conceptos como gestión del conocimiento, gestión documental, y sobre todo el de portal corporativo también están influyendo en ese clima de cierta confusión. Pero, a pesar de ello, y según explica Vicente Calzado, Responsable de Gestión Documental de Informática El Corte Inglés, afirma que “la situación no es en modo alguno alarmante, sino que la diferenciación y clarificación de estas tecnologías en el mercado será una realidad en el momento que su uso se generalice dentro de las organizaciones”.

Actualmente la inmensa mayoría de las organizaciones no solamente conocen perfectamente la definición de portal corporativo, sino que en un alto porcentaje han decidido su instalación dentro de la organización. El problema de esta apuesta por la intranet está surgiendo ahora, “muchas de esas intranets carecen de suficientes contenidos y es que a las empresas les supone un gran esfuerzo dotar a esa intranet de contenido, y en muchos casos de lo único que disponen es de información estática”, apunta Vicente Calzado. La clave radica en la dificultad de introducir en esa intranet información no estructurada, “al mismo tiempo que les resulta también muy dificultoso integrar los sistemas de información corporativos con la intranet”.

En este sentido, y con el objetivo de resolver esta problemática surge el concepto de portal corporativo, que no es otra cosa que plasmar en la intranet lo que representan los portales de Internet; “es decir un mecanismo a través del cual se facilita el acceso a información muy heterogénea de la empresa”, apunta Vicente Calzado. De acuerdo con esto, se apunta a la gestión del conocimiento como uno de los elementos clave en la resolución de esta problemática, y afirma que “la gestión del conocimiento es un concepto que en gran medida es ajeno a la tecnología, ya que su componente más importante es cultural. La tecnología no resuelve los problemas de gestión del conocimiento, aunque sí puede ayudar a gestionar lo que se conoce como conocimiento explícito, y aquí es donde entra en juego la tecnología documental”

La gestión del conocimiento y la gestión documental

La relación entre gestión documental y gestión del conocimiento parece ser más estrecha de lo que en un principio pudiera parecer, ya que en palabras, “la gestión documental hay que contemplarla como una tecnología que soporta todo lo relacionado con captura, almacenamiento, clasificación, consulta, búsqueda, distribución… de documentos que son contenedores del conocimiento explícito corporativo”.

Llegados a este punto de la gestión del conocimiento, Vicente Calzado intenta resumir el camino que relaciona y vincula de forma estrecha los hasta ahora tres conceptos mencionados: intranet, gestión documental y gestión del conocimiento. “La intranet como medio de acceder a ese conocimiento; la gestión documental como la tecnología que soporta ese conocimiento; y la gestión del conocimiento centrada en los cambios culturales y en el conocimiento de los empleados”.

Portal Corporativo

Las ventajas que para una organización supone el desarrollo de un portal corporativo son muchas, pero Vicente Calzado recalca una de ellas, “la importancia del portal corporativo radica en la posibilidad de disponer de un punto desde el cual se accede a la información de todo tipo”. Pero esto no es algo fácil de conseguir, ya que el problema puede surgir en la dificultad para manejar la información no estructurada, “por ello se debe disponer dentro de ese portal corporativo de herramientas que permitan capturar, y consultar diferentes documentos; aquí es, precisamente, donde se produce la confluencia entre gestión documental y portal corporativo”. Otro aspecto destacado por Vicente Calzado es que por mucho que se potencien las tecnologías, el volumen de la información siempre crece a un ritmo significativamente superior. “Lo que explica la preocupación existente dentro de las organizaciones en el sentido de que son conscientes de que si no son capaces de “domar” esa información, la gestión del conocimiento que se propongan será cuanto menos ineficaz”, apunta Vicente Calzado.

Documentos y Procesos de negocio

Vincular procesos a negocio implica aumentar la eficacia en la realización de los propios procesos. En este sentido, “en el sector privado existe una posibilidad que ya es en algunos casos una realidad, y que se centra en vincular todos los procesos de gestión documental a lo que es la informática corporativa de gestión; por ejemplo, los ERPs pueden disponer de interfaces que permiten que el usuario de ERP acceda a los documentos que son relevantes en ese contexto. Por ejemplo, en Informática El Corte Inglés hemos conseguido la certificación de nuestros productos para soportar los interfaces que SAP tiene definido para SAP R/3 en este sentido”. Algo que para Vicente Calzado resulta de vital importancia: “incluso con sistemas desarrollados a medida existen mecanismos estándares que permiten vincular tanto en entorno mainframe como cliente/servidor información documental a la de procesos de datos de la empresa”. Esto ha permitido a las empresas conseguir un significativo ahorro de los costes, además de agilizar y aumentar la calidad de los procesos, “algo que en última instancia se refleja en el resultado final del negocio”, concluye.

La gestión de Expedientes

El caso concreto de la Administración Pública, es un poco distinto ya que sus tramitaciones por excelencia recaen bajo el concepto de proceso administrativo, también conocido como los expedientes. Aquí Informática El Corte Inglés también está haciendo un gran esfuerzo implantando ARPA (Automatización y Racionalización del Proceso Administrativo), que es una solución basada en todo lo que son las tecnologías documentales estándares que la Administración ya tenía, como ATRIO, SICRES, o ESTROFA. “Con ARPA se aglutinan todos estos estándares a modo de capa superior convirtiendo a todo ese conjunto de estándares en un verdadero sistema de gestión de expedientes”. La radical importancia de este proceso la explica Vicente Calzado, “hay que tener en cuenta que los procedimientos administrativos están regulados por ley, existe un contexto legal que define todos los procedimientos administrativos, y que, además, es vinculante para las tres administraciones”.

Agilizar los Procesos: Asignatura pendiente.

La asignatura pendiente de la Administración se centra en la necesidad de agilizar los procedimientos administrativos, y en cómo racionalizarnos. “Es decir, es necesario contemplar la gestión de expedientes como una herramienta que le va a permitir a la Administració